El-Dok System to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami. System, oparty o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) lub podobną metodę klasyfikacji, oraz instrukcję obiegu dokumentów, tworzy centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych itp. Umożliwia organizacji usystematyzowanie występujących w różnych formatach dokumentów, przez co dostęp do nich staje się łatwiejszy, a wykonywana praca - efektywniejsza. Ułatwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsługę klientów i obywateli. Rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.

W przeciętnym urzędzie lub przedsiębiorstwie, prawie 80% ogółu przetwarzanej informacji występuje w postaci nieuporządkowanej - w formie korespondencji, dokumentacji papierowej, wydruków z różnych systemów informatycznych, czy dokumentów w formacie Microsoft Office. Ze względu na różnorodność źródeł pochodzenia tych dokumentów i znaczną ich ilość, niezwykle ważnym staje się zapewnienie szybkiego i efektywnego dostępu do tych dokumentów. W takich przypadkach konieczne staje się wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania dokumentami, stanowiącego centralne repozytorium organizacji.

Dzięki wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami (ang. DMS - Document Management Systems) i stworzeniu centralnej biblioteki dokumentów, tworzone i przetwarzane w informacje, przestają być własnością pracownika, a stają się własnością urzędu lub firmy, dla której pracuje. Taka organizacja funkcjonuje sprawniej i efektywniej, jest mniej uzależniona od rotacji i nieobecności zatrudnionych pracowników.

Wdrożenie oferowanego systemu el-Dok System i utworzenie centralnego repozytorium dokumentów, ułatwia kontrolę nad dostępem i przepływem dokumentów wewnątrz urzędu i przedsiębiorstwa. Dzięki temu ważne informacje udostępniane są tylko wybranym pracownikom.

Oferowany system pozwala na stworzenie centralnej bazy wiedzy organizacji realizowanych przedsięwzięciach i prowadzonych sprawach. W ten sposób, uprawnieni pracownicy posiadają ciągły dostęp do pełnej i zawsze aktualnej dokumentacji realizowanych zadań.

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi wdrożeniami el-Dok System i referencjami wystawionymi przez naszych Klientów.

Wdrożenia el-Dok System w Polsce